Planera och följ upp kretsens arbete

Verksamhetsuppföljning  

Det är smart att göra verksamhetsuppföljning med jämna mellanrum. Stäm av mot verksamhetsplanen hur arbetet går. Använd checklistan. 

Verksamhetsrapport 

Varje kvartal gör alla kretsar verksamhetsrapport i Redy. Det ger en helhetsbild över Röda Korsets verksamheter i hela Sverige. Genom att tydligt redovisa vår verksamhet och hur vi använder våra medel kan vi få fortsatt förtroende från våra medlemmar, givare, myndigheter och andra partners, hos allmänheten och de som söker stöd och vill engagera sig hos Röda Korset. 

Verksamhetsberättelse 

I slutet av året gör kretsstyrelsen en verksamhetsberättelse. Den redovisar ni för medlemmarna på kretsstämman. Använd verksamhetsuppföljningarna och verksamhetsrapporterna som underlag till verksamhetsberättelsen.  

Bokslut och ekonomisk sammanställning EKS 

Inför kretsstämman gör ni också bokslut och ekonomisk rapportering. Den ekonomiska rapporteringen behövs till kretsens och Röda Korsets årsberättelse. 

Ett sätt att planera och hålla koll på vad som händer under ett år för styrelsen är att ta fram ett årshjul för kretsens arbete. Årshjulet kan användas som ett verktyg för att planera styrelsens arbete och för att synliggöra viktiga hållpunkter för kretsen. I årshjulet kan du lägga in information om det som styrelsen ansvarar för; allt från kretsstämman och verksamhet till medlems- och frivilligvård. 

Du kan använda årshjulet precis så som din styrelse behöver. Tanken är att du fyller i de viktigaste händelserna som styrelsen behöver ha koll på för att få en bild av vad som ska ske under ett år.  

Årshjulet visualiserar också när på året det är som mest arbetsintensivt och det kan hjälpa er att hantera arbetsbelastningen. 

Glöm inte att koppla på kommunikation till de delar av årshjulet som ni vill dela med er och kommunicera till medlemmar och frivilliga men också till allmänheten, detta för att stärka delaktigheten i styrelsens arbete. 

Använd mallen för Kretsens årshjul 

Varför arkiverar vi? 

1. Vi bevarar material för framtiden som speglar vår verksamhet och organisation. 
2. Arkivering är viktigt för att dokumentera vår historia och nutid. 
3. Vi är inte styrda av offentlighetsprincipen, vilket innebär att vi tar egna initiativ för arkivering. 

Hur arkiverar vi? 

1. Läs arkivhandboken för riktlinjer om arkivering inom Svenska Röda Korset. 
2. Använd dokumenthanteringsplanen i handboken som vägledning. 
3. Bilagor i handboken innehåller mallar för dokumenthanteringsplan och volymförteckning. 
4. Centralstyrelsen har Riksarkivet som slutarkiv. 
5. Kretsar och regionråd arkiverar i folkrörelsearkiven i respektive län. 

Vem arkiverar? 

1. Arkivhandboken gäller för tjänstepersoner, kretsar och regionråd. 
2. Utse en arkiveringsansvarig i din krets eller avdelning. 
3. Köp arkivboxar från Office Depot och använd arkivförteckningsmall. 
4. Tjänstepersoner lägger arkivförteckningsblad i Sharepoint. 

Digitalt material 

Vi har inga rutiner för digital arkivering än. 

GDPR och personuppgifter 

Det finns ett GDPR-undantag för arkiverat material, vilket tillåter hantering och arkivering av personuppgifter. 

Externa förfrågningar om arkivmaterial 

Förfrågningar om arkivmaterial för forskning hanteras via ett avtal med Riksarkivet. 

Skicka förfrågan till kontorsservice som kontaktar ansvarig för tillstånd. 

När en krets upphör 

1. Kretsstyrelsen eller likvidatorerna arkiverar handlingar och skickar dem till folkrörelsearkivet. 
2. Svenska Röda Korset betalar för arkivering per hyllmeter. 
3. Skicka fakturan till Svenska Röda Korsets ekonomienhet via e-post eller post. 

Röda Korsets lager för historiska föremål 

1. Kontakta Infoservice för att lämna in gamla föremål. 
2. Alla föremål fotas och diarieförs, men ett urval görs. 
3. Kontakta Infoservice för att låna historiskt material till evenemang eller utställningar.