Roller och delegering

”Kretsstyrelsen leder, förvaltar och utvecklar kretsen och dess verksamhet i enlighet med av Riksstämman, Svenska Röda Korsets styrelse och kretsstämmans fattade beslut”. Stadgarnas §13

För att kunna göra det behöver vi organisera oss lokalt på ett ändamålsenligt sätt, här nedan kan du få lite vägledning i kretsstyrelsen för att arbeta med roller och organisering av verksamheten i kretsen.

Organisation och befattningsplan

Att kretsen organiserar sig med hjälp en tydlig struktur (skapa gärna ett organisationsschema som visar hur kretsen är uppbyggd) och med hjälp av tydlighet i våra roller hjälper oss att nå de mål som vi formulerat i verksamhetsplanen. Det underlättar också i arbetet med en god intern och extern kommunikation.

Utöver detta kan det i många fall vara bra att skapa en befattningsplan över alla roller och personer inom kretsen. Att hålla denna uppdaterad hjälper er att ha koll som arbetsgivare och underlättar inför den årliga uppföljningen i verktyget Frivillig.

Arbetsordning och attestordning

Genom att tillsammans i styrelsen använda er av arbetsmaterialet "Så skapar du en arbetsordning" kan kretsen tydliggöra uppgifter och ansvar för till exempel kretsens stämma, styrelse, arbetsutskott, kontaktledamot, frivilligledare, informationsgrupp och samverkansråd. Materialet är en mall/förslag och behöver utformas efter kretsens lokala förutsättningar.

Attestordningen syftar till att förtydliga att rätt personer/roller ska vara behöriga att godkänna rätt saker. Även detta är ett förslag och kan ändras. Attestordningen utgår ifrån att två personer är delaktiga i godkännande av en kostnad för kretsen, där en bestyrker och en attesterar.

Kretsstyrelsen delegerar och följer upp

Kretsstyrelsen delegerar uppdrag, mandat och befogenheter till frivilligledare och/eller anställd chef i de fall en sådan finns. Ansvaret att vara kontaktledamot till verksamheterna kan delas upp mellan flera ledamöter. Kontaktledamoten inhämtar förslag, följer upp och rapporterar det väsentliga till styrelsen.

 I de fall det finns en anställd chef bör ordförande eller utsedd ledamot vara kontaktperson för denne. Styrelsen ska skriftligen delegera personal, budget- och arbetsmiljöansvar till anställd chef. När det finns en anställd chef är det viktigt att klargöra vilket besluts- och handlingsutrymme chefen har i sitt uppdrag respektive vilken roll styrelsen har i förhållande till verksamheten.

En styrelse ska i huvudsak arbeta strategiskt. I de fall styrelsen har operativt ansvar i verksamheten ska gränsdragningen klargöras mellan styrelse och anställd chef. Vidare bör styrelsen ha tänkt igenom vilka frågor och områden som anställd chef ska rapportera till styrelsen och etablera formen för det.

Rollbeskrivningar

En rollbeskrivning utformas efter rollens givna uppdrag i sin rollbenämning men också utifrån den lokala kretsens behov. En rollbeskrivning bör inte vara på detaljnivå utan snarare i rubrikform som anger de ansvarsområden och huvuduppgifter som rollen innehåller. För många detaljer tenderar att hämma flexibilitet och kreativitet i uppdraget för både kretsen och medarbetaren.

Mallar finns som underlag för några vanligt förekommande roller i kretsen som:

• butikschef
• frivilligledare
• ansvarig styrelseledamot
• ekonomiansvarig.

Dessa anger de generella ansvarsområdena i rollen, kretsledningen kompletterar med det som är specifikt i rollen utifrån den lokala verksamheten.