ReachMee – manual

Du kan lägga in nya uppdrag på tre sätt:

1. På Start, klicka på Nytt projekt. 
2. På sidan Projekt, klicka på Nytt projekt.
3. På sidan Mina Projekt, kopiera ett tidigare projekt

Välj sedan vilken krets du ska rekrytera till.

De flesta verksamheter har mallar för rekrytering.

Mallarna innehåller:

1. Annonstext
2. Annonsbild
3. Urvalsfrågor.

När du skapat projektet kan du redigera annons och urvalsfrågor.

1. Välj mall genom att klicka på Välj rekryteringsmall.
2. Klicka på plustecknet (+) framför din verksamhet för att få fram verksamhetstypens mallar. Exempelvis “+folkrätt och skydd så får du mallarna stöd till häktade, stöd till förvarstagna, etcetera.
3. Välj mallen Övrigt/Annat om ingen annan mall passar.

1. Projektnamn – skriv det interna namnet på projektet Välj ett enkelt namn som beskriver projektet.
2. Antal – skriv hur många volontärer ni har som mål att rekrytera. Det påverkar inte antalet som i slutändan söker och/eller blir volontärer.
3. Automatisk rensning för projekt – integritetspolicyn är redan ifylld. Det innebär att projektet ska följa de gällande reglerna för hur vi hanterar data. Ansökningar tas bort 18 månader efter att projektets stängts. Därför är det viktigt att avsluta projektet. 
   
   Kontrollera att det är en av dessa två policys som är ifylld:
4. Svenska Röda Korsets Integritetspolicy- 18 månader eller
5. Svenska Röda Korsets Ungdomsförbund.

Befattning, område och inriktning är redan ifyllt i rekryteringsmallarna.

Plats och arbetstid måste du själv fylla i.

Använder du rekryteringsmallen Övrigt/Annat fyller du i all informationen på egen hand.

• Befattning = Volontär 
• Område = verksamhetsområde
• Inriktning = typ av verksamhet
• Plats = vilket län och kommun du rekryterar till
• Arbetstid = hur mycket tid du ungefär förväntar dig att volontärerna ska arbeta.

Du kan spara projektet på två sätt:

1. Spara – sparar projektet och visar en sammanfattning. Du är kvar på Projekt-listan.
2. Spara och fortsätt – sparar projektet och tar dig direkt till fliken annons i projektet.

Kryssar du i rutan Använd den här informationen för mitt nästa projekt är informationen i projektet redan ifyllt när du skapar nästa projekt.

Du kan publicera samma projekt igen. Då kopierar du ett avslutat projekt.

1. Klicka på Mina projekt
2. Välj Avslutade
3. Klicka på de tre prickarna längst ut till höger efter projektets namn
4. Välj Kopiera
5. Projektnamn – skriv in ett nytt projektnamn
6. Markera rutan framför de delar av projektet du vill kopiera.
7. Välj Kopiera
8. Du hittar det nya projektet under Mina Projekt.

Du som skapar projektet blir automatiskt ägare. Är ni fler som rekryterar kan du ändra ägare och lägga till medrekryterare. De du lägger till måste ha ett konto i ReachMee.

1. Välj fliken Beskrivning i menyn till vänster.
2. Lägg till medrekryterare – klicka på Deltagare
3. Byt ägare – klicka på Byt ägare
4. När du börjar skriva ett namn får du upp tillgängliga personer. Välj din person.

Redigera annonsen så att den beskriver hur uppdraget fungerar hos er.

1. Välj fliken Annons i menyn till vänster
2. Klicka på Redigera.
3. Skriv en rubrik som anger orten och vad det är för verksamhet. Exempelvis “Engagera dig som läxhjälpare i Malmö”
4. Välj en annan bild från bildbanken om du vill
5. Ändra i den generella annonstexten.

Lägg till en kontaktperson som kan svara på frågor.

Ska personen få notiser när det kommer in ansökningar behöver den också vara registrerad som medrekryterare eller ägare.

1. Välj fliken Annons i menyraden till vänster
2. Klicka på Redigera
3. Klicka på Hitta och lägg till kontakt eller Lägg till mig som kontakt
4. Fyll i namn och kontaktuppgifter.

Tips! Ni kan skriva kretsen uppgifter – om ni inte vill ha en specifik person. 

Du kan endast lägga till en kontaktperson. Om ni är fler kan du skriva fler kontaktuppgifter längst ner i annonstexten.

Urvalsfrågorna hjälper dig att matcha sökande med uppdrag. Obligatoriska frågor går inte att redigera:

1. E-postadress*
2. Bekräfta e-postadress*
3. Förnamn och Efternamn*
4. Födelseår*
5. Mobil*

Mallarna har även förslag på frågor som du kan redigera, lägga till eller ta bort.  

1. Välj Ansökan i menyn till vänster
2. Klicka på Urvalsfrågor.
3. Redigera eller ta bort de föreslagna frågorna.
4. Skapa nya frågor. Du kan välja mellan:
   • Fritext
   • Alternativ – lägg till flera alternativ att välja mellan. Välj om det ska gå att kryssa i ett eller flera alternativ.
   • Graderade påståenden
5. Välj om frågan ska vara obligatorisk.
6. Klicka i Rikta frågan till för att visa frågan i annonsen. Klicka i både interna kandidater och externa kandidater.

ReachMee skickar automatiskt ett bekräftelsebrev till alla som söker ett uppdrag.

Du kan redigera och anpassa bekräftelsebrevet. Det gäller enbart för det specifika projektet. Det går inte att ändra kretsens eller användarens samtliga projekt.

1. Välj Ansökan i menyn till vänster.
2. Klicka på Bekräftelsebrev
3. Klicka på Anpassa innehållet för aktuella rekryteringsprojektet.
4. Redigera bekräftelsebrevet. Observera! Ta inte bort text inom klamer [..], exempelvis  [%RECIPIENT_FULL_NAME%]. Det är information som plockas automatiskt från systemet.
5. Kom ihåg att Spara.

Du kan publicera annonser på två sätt:

1. Klicka på Publicera på annonssidan.
2. Välj Publicering i den vänstra menyn.

Det är en fördröjning på ca 15 minuter innan uppdraget syns på hemsidorna.  Det är på grund av att läsningen från ReachMee till hemsidorna sker med ett visst tidsintervall. Uppdragen syns inte i tidsordning.

1. Klicka i rutan framför EN av sidorna:
   • Publicera ordinarie volontäruppdrag här!
     Välj om uppdraget är för en krets. Annonsen syns på Svenska Röda Korsets hemsida samt på er lokala webbsida.
   • Publicera Ungdomsförbundets volontäruppdrag här!
     Välj om uppdraget är för en lokalförening inom Ungdomsförbundet. Uppdraget syns på Ungdomsförbundets hemsida och Svenska Röda Korsets hemsida.
   • Publicera ej här (Krissida).
     Välj inte. Denna sida aktiveras endast nationellt vid kris,
2. Välj hur lång tid uppdraget ska vara publicerat. Vi rekommenderar kortare tid än tre månader för att annonsen ska vara aktuell.

Observera! Välj endast EN sida när du publicerar. Väljer du flera sidor kommer ditt uppdrag inte att publiceras.

Du behöver väldigt sällan använda annonsvarianter. 

Använd det för att publicera en annons på olika språk – exempelvis svenska och engelska. Då blir det två olika annonser men ansökningarna hamnar i samma projekt.

1. Välj Kandidater i menyn till vänster.
2. Klicka på Kandidatförteckning
3. Du får en lista på alla som sökt uppdraget.
4. Välj hur översikten ska se ut genom Visa och dölj kolumner.
5. Sortera kandidaterna genom sökfiltret. Du kan exempelvis sortera efter svar på urvalsfrågorna.

Klicka på en kandidat för att komma till dennes kontaktkort eller profil.

I profilen kan du bland annat:

1. Se ansökan och svar på urvalsfrågor.
2. Se kontaktuppgifter.
3. Skicka e-post.
4. Bjuda in till möte, informationsträff eller introduktion.
5. Skriva anteckningar.
6. Ange status i rekryteringsprocessen.

Med processmappar får du en översikt över hur långt en person kommit i rekryteringen. Bestäm hur ni vill använda mapparna i er rekrytering.

Det finns sex mappar. Två mappar kan ni välja namn på själva och fyra är fasta:

• Visa alla kandidater
• Intressenter
• Nej
• Ja

Placera personen i rätt mapp när ni haft kontakt.

1. Välj Kandidater i menyn till vänster.
2. Klicka på Kandidatförteckning
3. Välj en person genom att hålla muspekaren över personens profilbild och dra till rätt mapp.
4. Välj en eller flera personer genom att klicka i rutan under rubriken id.
5. Klicka på knappen Åtgärder
6. Välj Flytta till annan mapp.
7. Väljer du mappen Nej får du en pop-upp ruta med fråga om att skicka ett automatiskt mejl till kandidaten.
8. Välj ett av de förberedda svaren för att neka ett uppdrag.

Markera status löpande under rekryteringen för att

• underlätta hanteringen av intressenter
• mäta och följa upp hur det har gått.

Så här markerar du status:

1. Välj Kandidater i menyn till vänster
2. Klicka på Kandidatförteckning
3. Klicka på personen du ska ändra status på.
4. Gå till Status i projektet till höger.
5. Välj en status
   • Aktiv– Status per automatik vid ansökan
   • Refuserad men intressant i andra projekt – När personen inte varit aktuell för just detta uppdrag men kunnat erbjudas andra uppdrag
   • Avslag- När personen nekats uppdraget
   • Anställd – När personen blivit frivillig-
   • Återtagen ansökan  – När personen inte svarat eller tackat nej till uppdrag

Du kan lägga in intresseanmälningar manuellt när:

• personen inte kan söka digitalt
• personer söker via andra kanaler exempelvis telefon, mötesplatser
• du har pausat en annons men får in ansökningar via andra kanaler.
• du har inte publicerat en annons men får in kandidater.

För att lägga in intresseansökningar manuellt

1. Klicka på Lägg till kandidater (+) på sidans vänstra hörn.
2. Fyll i uppgifter om personen som söker uppdraget.

För att skydda personuppgifter ska vi undvika att

• skriva ut kandidatlistor
• exportera kandidatlistor
• dela kandidatlistor

Ha bra rutiner för hur ni hanterar personuppgifter om ni behöver en lista för rekryteringsprocessen.

För att skriva ut måste du först exportera informationen till Excel eller PDF.

1. Välj Kandidater i menyn till vänster
2. Klicka på Kandidatförteckning
3. Markera de kandidater du vill skriva ut.
4. Klicka på Åtgärder
5. Välj Exportera kandidatinformationen
6. Välj Exportera kandidatinformation till Excel
7. Välj vilka kolumner du vill ska ingå i filen.
8. Klicka sedan på Generera Excel
9. Nu har du fått ett dokument som du kan välja att skriva ut.
10. För att skriva ut en enskild intresseansökan gå till personens profilkort och klicka på Skriv ut.

Så här gör du: 

1. Välj Kandidater i menyn till vänster
2. Klicka på Kandidatförteckning
3. Klicka på personen du ska ändra status på
4. Gå till Status i projektet till höger.
5. Välj en status
   - Refuserad men intressant i andra projekt– Personen är inte aktuell för detta uppdrag men för andra uppdrag
   - Avslag – Personen är inte aktuell för uppdraget
   - Anställd – Personen har blivit frivillig
   - Återtagen ansökan – Personen har inte svarat eller tackat nej

Så här gör du:

1. Välj Projekt
2. Tryck på de tre punkterna till vänster om projektnamnet.
3. Välj Avsluta projekt.
4. Markera status för intressenterna om du inte gjort det.
5. Klicka på Avsluta projekt.
6. Du hittar dina avslutade projekt under fliken Avslutade.