Forshagakretsen: Vi har en plan

Här är krisberedskapsansvarige Anneli Bodins egen berättelse om corona och krishanteringen i Forshagakretsen...

- Vi har en väl genomarbetad krisberedskapsplan, vi har ett förråd med filtar och täcken, första hjälpen-utrustning, ett redigt gasolkök, ficklampor, batterier, vevradio…

Vi startade planerandet för flera år sedan med ett tjugotal involverade och är idag en aktiv ledningsgrupp på sex personer. Vi har en insatsledare som gått en förnämlig central utbildning för detta. Vi har till och med haft en nyttig stabsövning där ledningsgruppen sattes på prov. Vi har berättat att alla i kretsen på ett eller annat sätt ingår i kretsens beredskap för att hantera kriser. Vi har pratat och svarat på frågor på volontärsträffar, kretsstämma och andra möten. Styrelsen har fattat nödvändiga beslut om ekonomiska mandat vid eventuella insatser. Vi kämpar med att etablera hållbara kontaktvägar till kommunens och länsstyrelsens krishantering.

Krisen kan komma, vi har gjort allt utifrån de förutsättningar som finns… Vi inriktar oss på att ha beredskap för att etablera och hjälpa till vid mötesplatser för människor som behöver olika former av hjälp och stöd i samband med kriser. Vi har inte frivilliga och resurser för att hantera brandslangar och sandsäckar vid skogbränder eller översvämningar.

Coronakris, beslut om insats och inriktning av kretsens verksamhet

Vi kallar ihop vår krisledningsgrupp digitalt strax efter Folkhälsomyndighetens första pressträff.

• Vilka pågående verksamheter kan fortsätta, vilka behöver vi blåsa av med tanke på FHMs rekommendationer?
• Vilka personella resurser finns tillgängliga i kretsen?
• Vilka behov av stöd ser vi i vår kommun, - har vi möjligheter att göra insatser?

Vi konstaterar att större delen av våra volontärer engagerade i integrationsverksamheten, stöd till äldre, second hand-butiken osv tillhör riskgrupp. Många av dem riskerar att själva hamna i social isolering i stark kontrast till sitt vanliga aktiva liv.

Det tydligaste behovet i kommunen generellt är de personer inom riskgrupp som behöver hjälp med att handla.

Dessutom har vi som Röda Korsare alltid en uppgift att förmedla saklig och korrekt myndighetsinformation.

Vår inriktning blir därför att koncentrera oss på att hålla igång second hand-butiken och Café på eftermiddagar under vardagar och att erbjuda riskgrupper hjälp med att handla. Personella resurser består av anställda och praktikanter med sporadisk hjälp av tre-fyra yngre volontärer. Vi ska också bidra till att sprida sakinformation på vår facebooksida och i butiken.

Motivet för att hålla second hand och caféet öppet är att behålla en av de få mötesplatser som nu håller öppet i vår kommun. Vi begränsar redan från början antalet personer som får vistas i butiken samtidigt till fem stycken.

Följer vi vår Krisberedskapsplan?

Nja…

Vi följer vår plans inriktning med att prioritera mötesplats och stöd till utsatta. Vi bygger våra insatser på vår vardagliga verksamhet.

Enligt planen ska vi vid en kris utse en insatsansvarig och insatsledare för respektive insats. När jag som krisberedskapsansvarig samlar ledningsgruppen prioriterar jag ”situationen” och iklär mig rollen som insatsansvarig, dvs jag bedömer behov, resurser och för att komma fram till prioriteringar och ansvarsfördelning. Personerna i ledningsgruppen har alla sina starka roller i kretsen, att då införa för dem nya ”titlar” skulle bara förvirra. Alltså får butikschefen fortsätta vara det, även om hon egentligen får en helt ny roll som insatsledare för en second hand som ska fungera på ett helt annat sätt än vanligt. På samma sätt får integrationssamordnaren övergå till att ansvara för ”Handlingsinsatsen”.  Båda dessa ”insatsledare” möter nu helt nya utmaningar mot vad de normalt arbetar med.

En veckas insats… glöm det

Ledningsgruppen har digitala avstämningsmöten minst en gång i veckan under flera månader. Under sommaren och hösten stämmer vi av vid behov.

Enligt vår krisberedskapsplan ska vi kunna hålla ut en vecka under en kris. Men ingen kan säga när den här krisen slutar. Gränserna mellan vad som är ”normalt” och ”kris” är en hela tiden en balansgång. Vi försöker hela tiden anpassa vår verksamhet utifrån nuläget, kris eller inte. Funktioner som insatsansvarig och insatsledare blir mindre och mindre relevant, fastän krisen bara fortsätter. Istället gäller det att navigera mellan funktioner som frivilligledare, butikschef, vaktmästare, kassör, volontärer med vitt skilda intressen och uppfattningar.

Jag bestämmer mig för en egen inriktning som krisberedskapsansvarig. Jag fokuserar på de två verksamheterna som krisberedskapsgruppen beslutat att prioritera som insatser: Handla och second hand. Jag behöver anpassa mig till redan etablerade roller och funktioner och portionera in krisberedskapstänket i lagom stora portioner. Märker att jag skapar förvirring om jag går för fort fram. Jag försöker navigera mellan alla initiativrika frivilliga och samtidigt hålla ett fokus på de två ”insatserna” och informationsförmedlingen.

Bristen av information på olika språk inser vi samtidigt som vi får det första corona-fallet i kommunen. Tack vare vårt upparbetade samarbete med kommunens integrationsarbetare kan vi tillsammans översätta och sprida information om myndigheternas rekommendationer. Efter någon vecka kommer bra material från centrala myndigheter som nu vaknar. Ryktesspridningen omkring nyanlända och corona stannar upp helt för att istället handla om kommunens äldreomsorg.

Insats Handlingshjälpen

Kommunens hemtjänst hör av sig och undrar om de kan hänvisa till oss om hjälp med att handla. De vill hänvisa personer som inte tidigare hade hemtjänst, utan bara vill ha denna hjälp. Vi säjer ja. Någon vecka senare kommer MSB/frivilligorganisationerna överenskommelse om samordning, vilket sätter lite myror i huvudet på kommunens chefer. Kommunen har ingen FRG-grupp och ingen annan organisation hade hört av sig. Vi säjer OK att samordna om fler organisationer hör av sig till kommunen, men det sker inte.

I början på juni startar ICA i Deje norrut sin egen handlingshjälp, de tar emot samtal och kör ut till kunderna. Av de som hör av sig till Röda Korset bor de flesta i södra delarna av kommunen.

Insatsen rullar på över sommaren, omkring fem personer hör av sig varje vecka. Vi jobbar på för att få enkla och fungerande rutiner för att beställda varor, leverera och ekonomiska transaktioner. Kassören och ”insatsledaren” sköter det mesta, utan inblandning. De båda har god hjälp av sina personliga kontaktnät i samhället.

När ICA-butiken i Deje startar sin online-handel i augusti avbryter de och hänvisar sina telefonkunder till Röda Korset. Det innebär att vi på direkten får dubbelt så många som behöver vår hjälp. Dessutom bor de flesta av dem på landsbygden upp i norr, vilket kräver transporter med bil. Vi organiserar om och löser det genom att hänvisa till second hand-butikens telefonnummer, där en anställd tar emot beställningen. Kassören handlar online, och två frivilliga hämtar vid affären och levererar varorna.  

Insats second hand och Caféet

Verksamheten i second hand butiken går på högvarv, men det sliter på personal, praktikanter och de få volontärer som kan gå dit. Gåvorna bara väller in, många ägnar sin tid åt att rensa och städa hemma när de inte kan umgås i så många sociala sammanhang.

Till caféet, som består av två bord inne i butiken, kommer varje dag några trogna besökare. De kan sitta där i timmar. Ibland kommer hela familjer till butiken, då sitter ofta några av dem och fikar medan de väntar. Caféverksamheten inverkar negativt på butiken och vi lyckas inte begränsa antalet personer i lokalen till fem som vi sagt. Det uppstår ibland otrevliga diskussioner när vi ber folk att vänta utanför, det händer därför att de släpps in och att det blir trångt.

När sommaren närmar sig initierar några drivna Röda Korsare speciella lördagsträffar utomhus, med musik, underhållning, fika och second hand-försäljning. Lördagsaktiviteterna engagerar flera nya yngre volontärer och blir oerhört uppskattade. Som krisberedskapsansvarig hickar jag väl lite av synen på de gamla fikande damerna som kommit dit med sina rollatorer. Men att stoppa detta, det är inte möjligt. Röda Korset ska finnas där de behövs som mest, så är det.

Under sommaren blir det allt tydligare att påfrestningarna på personalen i second handbutiken inte håller över tid. Samtidigt så har lördagsaktiviteterna visat att verksamheten är viktig och utvecklingsbar. Lördagarna har svetsat samman ett gäng av glada frivilliga som vill engagera sig.

Krisledningsgruppen bestämmer sig för att vi ska bistå second handverksamheten med ett förändringsarbete som gör arbetsuppgifterna tydligare och som underlättar för såväl nya som gamla volontärer att snabbt komma in i eller tillbaka till verksamheten. Styrelse beslutar att anställa ytterligare en butikschef för sommarlördagarna och på halvtid under hösten.

När avbryter vi insatsen? När är krisen slut?

Verksamheterna anpassar sig. Flera aktiviteter som vi stängde ner i våras återuppstår under nya former. Var går gränsen mellan insats och anpassning till nuvarande situation? Finns det en gräns?

Corona startskottet av framtidens second hand-butik i Forshaga?

Förändringarna av arbetssätt och rutiner inom second hand-verksamheten startade med att vi anpassade oss till coronakrisen och fortsätter med att vi bygger upp en verksamhet som lättare kan växla upp och växla ner utifrån situationen, tillgång till anställda och frivilliga. Förändringen sker inte över en natt, det är ett utvecklingsarbete som måste få ta tid på sig.

Behovet av stöd i förändringsarbetet minskar i takt med att de nya rutinerna sätter sig hos såväl anställda som de gamla volontärer som nu börjar komma tillbaka. Nytt är bland annat att även volontärer som tillhör riskgrupp kan komma in och jobba två och två när butiken är stängd. Nytt är också beskrivningar av olika arbetsuppgifter och ansvarsområden. Det största utmaningen återstår, nämligen att förankra allt och att svetsa samman alla goda initiativ till något gemensamt och roligt.

Handla så länge vi behöver hålla avstånd

Vi tar ett avstämningsbeslut i slutet på september om att vi fortsätter vår handlingshjälp så länge FHMs rekommendationer innebär att riskgrupper ska hålla avstånd.

Kontakterna med personerna som behöver hjälp med att handla fungerar nu bra, beställningarna görs online hos våra båda ICA-butiker. Vår sårbarhet gäller leveranserna till glesbygden i norr, men det fungerar än så länge.

Krisberedskapen fasas ut utan avslutningsbeslut…

Det är nog inte många i kretsen som tänker ”krisinsatser” som jag gör här… Handlingshjälpen ses nog som en insats, men verksamheten i second hand och i Caféet är väl något annat?

Som insatsansvarig upplever jag att jag håller på att fasas ut. Eller rättare sagt verksamheterna i Röda Korset fasar ut mig i den funktionen automatiskt. Krisinsatsen inskränker sig till att förmedla myndigheternas rekommendationer och hjälpa till med bedömningar om sociala avstånd och trängsel. Fler och fler verksamheter återupptas, musikquizz för äldre, After School för ungdomar… Jag upprepar rekommendationer om avstånd och att alla måste vara friska, och de säger att de anpassar. Det får jag lita på.

Befinner mig alltså i gränslandet mellan krishanterare och vanlig frivillig. Och undrar precis som många andra, när tar egentligen krisen slut?

Anneli Bodin

Krisberedskapsansvarig i Forshagakretsen och ”ÖKBA” för kommungrupp Karlstadsregionen i Region Mellan