Vilka funktioner i Office 365 behöver kretsar och frivilliga?

Nu går vi vidare i arbetet med digitala verktyg till kretsar och frivilliga och vi vill gärna ha med dig i arbetet!

Svenska Röda Korset beslutade vid Riksstämman 2019 att genomföra en satsning på digitalisering för att arbeta smartare, bli synligare och för att underlätta verksamhet och engagemang. Pandemin har även den visat på vikten av att ha digitala verktyg som underlättar verksamhet och engagemang. I linje med nämnda satsning har bland annat nytt intranät (Rednet), nytt rekryteringsverktyg (ReachMee), ny utbildningsportal (Learnster), ökad tillgång till Office 365-paketet (redcross-mejl, tillgång till Teams med mera) samt nya lokala webbsidor införts.

I planen framåt ligger nu att utveckla de digitala verktygen för kretsar och frivilliga ytterligare, speciellt de gemensamma administrativa stödsystemen och verktygen för kommunikation med och mellan frivilliga och medlemmar. Med start 2021 har därför en särskild satsning för utveckling och införande av digitala verktyg för kretsar och frivilliga initierats. Här kan du läsa mer om denna satsning: Digitala verktyg för kretsar och frivilliga - utveckling. 

Nästa steg är att fastställa en handlingsplan för att styra utvecklingen framåt. Exakt vilka saker som ska prioriteras och i vilken ordning de ska genomföras är inte beslutat. Det kommer finnas möjlighet att bidra till denna handlingsplan. Men redan nu i uppstartsskedet har en del delprojekt påbörjats för att lägga grunden framåt. Ett av dem är att definiera och tydliggöra Office 365-erbjudandet för kretsar och frivilliga, och här önskas din medverkan. 

Office 365-erbjudande för kretsar och frivilliga (definition och tydliggörande)

När coronapandemin slog till stod det klart att många kretsar behövde ställa om och utföra sina uppdrag och verksamheter på distans, genom digitala verktyg. Behovet av att till exempel kunna få tillgång till ett verktyg för videomöte blev uppenbart och ett paket för att genomföra kretsstämmorna digitalt togs också fram. I och med att det sedan tidigare varit möjligt för kretsar och förtroendevalda att få en redcross-mejl så var det naturligt att lägga på funktionalitet på dessa konton för att kunna hålla digitala möten, i praktiken genom att aktivera olika verktyg (exempelvis tillgång till Teams) ur Microsofts Office 365-paket.

I dagsläget skiljer det sig åt vad ett konto/en användare får för behörighet i Office 365, det vill säga vilka funktioner en får tillgång till, beroende på om en har en personlig redcross-mejladress eller en så kallad funktionsadress/opersonlig mejladress.

I takt med att pandemin fortsätter och allt fler verksamheter bedrivs digitalt behöver Svenska Röda Korset följa med i den utvecklingen. Med en ökad digitalisering skapas allt fler användare i Office 365 och efterfrågan på ytterligare funktionalitet i verktyget ökar. Men det blir också viktigt att standardisera administrationen för att säkerställa informations- och IT-säkerheten i organisationen. Därför genomförs nu en utredning för att förstå behoven och utreda vem som behöver vilken behörighet. Ambitionen framåt skulle vara ett mer standardiserat Microsoft Office365-paket till alla användare, men fortfarande enbart webbversionen, samt att effektivisera rutinerna för hur man får tillgång.

Vill du vara med och bidra i arbetet kring att tydliggöra Office 365-erbjudandet för kretsar och frivilliga?

Vi vill gärna intervjua alternativt bjuda in till fokusgrupp-samtal för att stämma av hur vi, med utgångspunkt i Microsoft standardlösning, ska ställa in systemet så att det ska fungera bäst för att stötta just dig. Vad inom Office365-paketet ska SRK erbjuda kretsar och frivilliga, och vilken typ av funktionalitet ska vara kopplad till vilken typ av redcross- mejladress? Hur använder du din redcross-mejladress och övriga funktioner (exempelvis Teams) idag, och hur skulle du vilja jobba framåt?

Alla är välkomna men vi söker särskild input från dig som är:

• Frivilligledare som bedrivit någon av verksamheterna anhörigstöd, läxhjälp, träna svenska eller anhörigstöd online eller på distans. Du har en redcross- mejladress som också har behörighet till Officepaketet (exempelvis Teams).
• En förtroendevald som har en funktionsmejl (en ordförandemejl till exempel), men inte behörighet till Officepaketets verktyg (exempelvis Teams) och därför behövt skaffa en till redcross-mejl för att få tillgång till Officepaketet.
• En frivillig i en verksamhet, som också har ett uppdrag som förtroendevald.
• En kretsanställd, som har behov av Officepaketet eller som kanske redan har det.
• Verksamhetsansvarig inom Second hand-verksamheten
• En krets som inte har kommit igång med digital verksamhet, men som har behov att komma igång.

Du som anmäler dig kommer bli kontaktad för en intervju på ungefär 30 minuter mellan vecka 16-18 (19 april – 7 maj). Det kan även bli aktuellt med gemensamma uppföljande samtal på ungefär 1-2 timmar under vecka 17 eller 18 (26 april – 7 maj). Räkna med att hela insatsen kommer ta max 3 timmar.

Anmäl ditt intresse till att delta i arbetet med att definiera och tydliggöra Office 365-erbjudandet här.

Har du frågor? Kontakta Infoservice!