Nu finns rekommendationer för kretsarnas verksamhetsrapportering

Genom kretsenkäter och djupintervjuer har man samlat upplevelser av rapportering från kretsar, klargjort och beskrivit nyttan med verksamhetsrapporteringen och identifierade möjliga förbättrings- och utvecklingsområden.

Under senaste året har det gjorts en översyn som analyserar kretsarnas verksamhetsrapportering och dess förbättringsmöjligheter. Översynen tydliggör syftet med rapportering, varför det är viktigt att vi har en nationell rapportering, dess nytta och hur resultaten kommer till användning i Svenska Röda Korsets verksamheter.

Slutsatser som presenteras i översynen är att  organisationen har nytta av rapporteringen, framförallt på nationell nivå för att möta återrapporteringskrav från externa finansiärer, visa resultat och effekter av vårt arbete till enskilda givare och allmänhet samt kunna kommunicera vår verksamhet och driva påverkansarbete. Men även i behövs resultaten för att få in underlag för behov av direktstöd till krets och tematisk verksamhetsutveckling. Samtidigt identifieras flera förbättringsområden, framförallt hur resultaten kan användas lokalt av kretsar, att rapporteringen sker för ofta och att det måste ske en bättre återkoppling mellan krets och tjänstepersonsorganisation för hur data används. Verksamhetsrapporteringen ska även synkas med uppföljning av den nya strategiska inriktningen så dessa går i linje med varandra  

Översynen landar i en rad rekommendationer för hur Svenska Röda Korset kan förändra och förenkla det nuvarande arbetssättet för att åstadkomma en långsiktig och hållbar rapportering. Bland annat rekommenderar översynen att Svenska Röda Korset övergår till mer sällan rapportering, att återkopplingen till krets kring hur resultaten används av tjänsteorganisationen behöver förbättras och identifierar behov av en förenklad användning av resultaten för krets. Därutöver ger utvärderingen även flera medskick för vidare utveckling. Ambition är att förändringar och förenklingarna kommer att påbörjas redan under 2024.  

I blickfånget: Så används resultaten lokalt samt förslag på hur den kan användas 

Även om nyttan på nationell nivå visade sig finnas, finns förbättringsområden för att börja använda resultaten internt i kretsen också. Ett av områden som undersöktes närmare i översynen är just användningsområdet lokalt och vikten av att det ska bli enklare att veta hur och att kunna använda resultaten internt för krets.  

Det skiljde sig nämligen kraftigt hur man använder resultaten lokalt, några använder resultaten i verksamhetsberättelse, någon i påverkansarbete. Framförallt tycks det vanligaste användningsområdet vara ett verktyg för kretsstyrelserna att komma närmare verksamheterna och därigenom få bättre överblick.  

I översynen identifieras tre potentiella användningsområden av att kontinuerligt rapportera verksamheten, som kan vara ett stöd för kretsar att börja använda resultaten lokalt: 

1. Den första är att kretsar kan använda sina resultat som ett underlag till den årliga verksamhetsberättelsen som kretsarnas årsmöten fattar beslut om.  
2. Den andra handlar om att kretsen kan använda resultaten som underlag till egna ansökningar om ekonomiska medel från externa aktörer, eller i lokalt påverkans- eller opinionsbildningsarbete.  
3. En tredje anledning har att göra med att kretsen (och i synnerhet kretsstyrelsen) kan få en bättre överblick över de verksamheter som bedrivs lokalt genom mer frekventa avstämningar med frivilligledare inom de verksamhetstyper som kretsen bedriver. Men det varierar kraftigt mellan kretsar och hur användningen ser ut i praktiken. Vissa kretsar använder redan resultaten enligt dessa användningsområden.  

Fråga gärna er själva - kan ni använda resultaten på något av ovan nämnde sätt? Görs något redan? 

Ta del av hela översynen och rekommendationerna på rednetsidan Om kretsarnas verksamhetsrapportering.