Digitalt stöd för att koordinera frivilliga

Schemaläggning eller koordinering av frivilliga till olika verksamheter, insatser, uppdrag, eller pass... Hur kan vi göra det på ett smidigt sätt? Just detta tittar en projektgrupp på i detta nu, och Första hjälpen-grupperna kommer vara först ut att testa den digitala lösningen.

Svenska Röda Korset beslutade vid Riksstämman 2019 att genomföra en satsning på digitalisering* för att arbeta smartare, bli synligare och för att underlätta verksamhet och engagemang. I linje med detta har flera gamla verktyg bytts ut. Bland annat har vi fått ett nytt intranät och kunskapsbank (Rednet), nytt verktyg för digital rekrytering (ReachMee), och nya lokala webbsidor. Nu är det dels dags att få ett nytt administrations-verktyg (Nya Redy), men också att ersätta de koordineringsfunktioner som har funnits och finns i både verktyget Frivillig och Första hjälpen-gruppernas egna IT-system.

Koordinering av frivilliga – vad är det vi behöver? 

I både verktyget Frivillig och i FHG-systemet har det eller finns det funktionalitet för att koordinera frivilliga till olika pass knutna till en verksamhet eller uppdrag/insats. Då dessa verktyg har eller är på väg att avvecklas behöver denna funktionalitet ersättas. För självklart ska vi på ett snabbt och smidigt sätt kunna organisera oss - både i vardag och i händelse av kris! 

En projektgrupp arbetar i detta nu med att sätta upp en ny modul för just detta ändamål. Efter en gedigen behovsinsamling har projektgruppen kommit fram till att det vi vill att modulen ska hjälpa oss med är bland annat: 

• Att ledare ska kunna lägga upp verksamheter/insatser/uppdrag och underliggande pass.  
• Att ledare ska kunna se en lista över alla frivilliga knutna till verksamheten 
• Att ledare ska kunna skicka ut en förfrågan till frivilliggruppen om att delta på de olika passen 
• Att frivilliga ska kunna svara om hen har möjlighet att delta eller ej 
• Att ledare ska - utifrån mottagna svar – kunna koordinera/”schemalägga” de frivilliga och kommunicera detta till de frivilliga  
• Att frivilliga kan se vilket/vilka pass hen är “schemalagd” på 
• Att ledare ska kunna ta ut rapporter och statistik över tex antal pass, antal frivilliga med mera 

Koordinerings-modulens koppling till befintligt register över frivilliga  

För att förenkla administrationen och undvika dubbelregistrering av frivilliga är det viktigt att få en sammanhållen lösning, både vad gäller register över och koordinering av frivilliga. Det vill säga, vi vill inte ha ett register över frivilliga på ett ställe, men en koordinerings-modulen på ett helt annat. Om den frivilliga redan finns registrerad i ett system tycker vi inte den ska behöva registreras en gång till i något annat.  

Vi testar därför nu att bygga koordinerings-funktionaliteten som en tilläggsmodul i nya Redy (Lime CRM), som kommer att vara kretsens nya verktyg för administration av verksamheter, frivilliga och medlemmar. Du kan läsa mer om nya Redy här: Get ready – för nytt Redy 2022.  

För vem? 

Vi tror att koordinerings-modulen främst kommer kunna vara ett stöd för dig som är frivilligledare, uppdragsledare, kretsanställd och alla andra som brukar koordinera frivilliga till olika verksamheter eller insatser/uppdrag. Modulen kommer även vara ett stöd för frivilliga som vill se vilka pass det finns att anmäla sig till eller vilka du faktiskt har anmält dig till. Innan vi rullar ut modulen brett kommer Första hjälpen-grupperna att vara först ut att testa lösningen.  

När kommer koordinerings-modulen finnas på plats? 

Första hjälpen-grupperna att vara först ut att testa koordinerings-modulen, förhoppningsvis under kvartal 2 2022. Tanken är sedan – om modulen är det stöd som efterfrågats - att rulla ut modulen även till andra verksamheter. Det är en utmaning att bygga en modul som passar alla fantastiska och olikartade verksamheter men vi i projektgruppen är hoppfulla och ber om ert tålamod.  

Har du frågor om schemaläggnings/koordinerings-modulen eller Projekt digitalt kretsstöd, vänligen kontakta Infoservice på info@redcross.se eller 0771- 19 95 00.    

*Satsningen på digitalisering drivs genom projektet Digitalt Kretsstöd. Projektet är en särskild satsning som ligger under paraplyprojektet Förening 2.0. Projekt digitalt kretsstöd har i uppdrag att implementera en sammanhållen lösning av digitala verktyg för kretsar och frivilliga. Verktygen ska underlätta verksamhet och engagemang och utgår från principerna Robust datagrund, Kretsen i centrum, och Digitalisering för framtiden. Du kan läsa mer om satsningen här: Digitala verktyg för kretsar och frivilliga - utveckling.   

** IT-verktyget Frivillig, som har använts till koordinering och rapportering av frivilliga och verksamheter, har nu avvecklats och stängts ner enligt plan. För mer information om verktyget Frivillig och dess avveckling läs mer här. 

FHG-systemet (fhg.redcross.se) kommer på sikt att ersättas. Planen är att verktyget ska ersättas med olika moduler under 2022. Första hjälpen-grupperna får löpande information om detta arbete. Till annat kommuniceras kan verktyget fortfarande användas.