Föreningsbutiken stängd torsdagen den 15 maj

Detta på grund av uppdatering av bland annat priser. Vi ber er att planera era beställningar till en annan dag.

Till startsidan

Teams – videomötesverktyg

Vårt primära verktyg för att hålla digitala möten inom Röda Korset är Teams. I ett Teamsmöte kan du ha upp till 1.000 interna och externa deltagare och visa 49 kamerabilder.

Ska du hålla ett seminarium där du vill använda en eller flera kameror och presentationer men inte behöver se eller höra deltagarna så använd Teams Live Event där man kan ha upp till 20.000 interna och externa deltagare samt en Q&A där deltagarna kan ställa frågor under mötet. Räcker inte 20.000 så kan IT beställa en temporär utökning till 100.000 deltagare.

Du hittar manualen nedan eller så klickar du på respektive avsnittsrubrik som tar dig till avsnittet du vill läsa mer om.

Observera att bilderna i denna instruktion kommer från hur det ser ut när man kör Teamsappen på en PC med Windows 10. Kör du Teams på en annan dator, mobil eller platta så kan det se lite annorlunda ut.

Ladda ned Teamsappen
Bjud in till ett Teamsmöte
Anslut till ett Teamsmöte
Kontrollera ljud INNAN ett Teamsmöte
Kontrollera ljud UNDER ett Teamsmöte
Hur vill du se deltagarna?
Begär ordet
Chatta
Dela skärm
Använd grupprum (breakout-rooms)
Skapa grupprum
Byt namn på grupprum
Lägg till fler grupprum
Flytta deltagare till annat grupprum
Öppna grupprum
Skicka meddelande till alla grupprum
Anslut till ett grupprum
Vanliga frågor och svar

Ladda ned Teamsappen

För bästa upplevelse av ett Teamsmöte rekommenderar vi att du laddar ner Teamsappen till din dator, mobil eller platta. Teamsappen är gratis och du behöver inget konto eller Teamslicens för att delta i ett möte.

Det är bara den som bjuder in till möte som behöver en personlig @redcross.se-mejl och tillhörande Teamslicens. 

Laddar ner Teamsappen från Microsoft.

Har du inte möjlighet att ladda ner Teamsappen kan du använda Microsofts webbläsare Edge eller Googles webbläsare Chrome. 

Observera att du inte kommer få tillgång till alla funktioner som finns i Teams om du använder en webbläsare. Viktigt också att du har installerat senaste versionen av någon av dessa webbläsare. Du hittar senaste versionerna här:

Bjud in till ett Teamsmöte

För att kunna bjuda in till Teamsmöten behöver du en Teamslicens som ingår om du har en personlig @redcross.se-mejl.

  1. Logga in på outlook.office.com med din personliga mejladress.
  2. Klicka på Kalender.
  3. Klicka på Ny händelse.
  4. Fyll i information om mötet:
    • Rubrik – rubrik för mötet, t.ex. Styrelsemöte.
    • Bjud in deltagare – skriv in mejladresser till de som ska vara med på mötet. Man behöver inte ha en Teamslicens för att delta i ett möte. Har du en lista med mejladresser kan du klistra in flera adresser på en gång genom att separera adresserna med semikolon (t.ex. ben@ben.com; conny@con.se; dan@danny.se).
    • Tidpunkt – Datum och klockslag för start och slut för mötet.
    • Upprepa – om det är ett återkommande möte välj intervall.
    • Rum eller en plats – är mötet fysiskt så skriv in adress till lokalen.
    • Lägg till onlinemöte – Klicka på Team-möte.
    • Beskrivning – lägg till information om mötet. 
    • Dokument  – bifoga filer till möteskallelsen genom att trycka på gem.
  5. Kicka på Skicka för att skicka iväg mötesbokningen
  6. Mötet syns nu i din kalender och deltagarna har fått en inbjudan via e-post.
  7. Som standard kan alla komma in i mötet utan att den som har bjudit in till mötet har anslutit. Alla deltagare kan också presentera under mötet.
  8. För att ändra standard eller tiden för mötet, dubbelklicka på mötet för att öppna upp mötesinbjudan.
  9. Klicka på Mötesalternativ.
  10. Det öppnas nu en sida i din webbläsare.
  11. Ställ in om personer utan @redcross.se-adress ska komma direkt in i mötet eller hamna i lobbyn 
  12. Ställ in vem som får presentera i mötet. Personer i min organisation är personer som har en @redcross.se-adress.
  13. Spara inställningarna genom att klicka på Spara.

Anslut till ett Teamsmöte

  1. Anslut till ett Teamsmöte genom att klicka på Klicka här för att delta i mötet längst ner i inbjudan.
  2. Om du har en personlig redcross-adress tryck på Logga in och anslut. Skriv i din personliga @redcross.se-adress och ditt lösenord i rutan.
  3. Har du ingen personlig @redcross.se-adress klicka på Anslut till möte. Fyll i ditt för och efternamn och klicka sedan på Anslut till möte. 

När du deltar i ett Teamsmöte kan ditt namn, din e-postadress och/eller ditt telefonnummer vara synligt för andra deltagare i Teamsmötet. Genom att ansluta till mötet så samtycker du till detta.

Längst ned på sidan finns mer detaljerade guider för de olika enheterna som stöds av Teams.

Kontrollera ljud INNAN ett Teamsmöte

Innan du ansluter till mötet får du några olika val för ljudet i mötet. Kontrollera att de är inställda som du önskar.

  1. Klicka på Datorljud för att använda enhetens högtalare och mikrofon.
  2. Klicka på Telefonljud om du vill använda en en vanlig telefon som högtalare och mikrofon.
  3. Rumsljud används idag inte inom Svenska Röda Korset.
  4. Klicka på Använd inte ljud om du bara vill lyssna och inte prata.
  5. Vill du ansluta till mötet med din mikrofon avstängd så klickar du bredvid mikrofonen. Du kan slå på mikrofonen igen när du är inne i mötet.
  6. Vill du ansluta till mötet med din kamera avstängd så klickar du bredvid kameran. Du kan slå på kameran igen när du är inne i mötet.
  7. Har du fler kameror, högtalare och mikrofoner inkopplade till din enhet, klicka på kugghjulet för att byta till den bild- eller ljudenhet som du vill använda.
  8. Vill du lägga på en bakgrund eller sudda ut din bakgrund klicka på Bakgrundsfilter. Välj bland färdiga bakgrunder eller ladda upp en egen.
  9. Klicka på Anslut nu när du är nöjd.

Kontrollera ljud UNDER ett Teamsmöte

Får du problem med högtalare, mikrofon eller kamera under mötet kontrollera att rätt utrustning är ansluten.

  1. Klicka på de tre prickarna i Teams menyfält.
  2. Välj Enhetsinställningar.
  3. Kontrollera och ändra till rätt högtalare, mikrofon och kamera.

Hur vill du se deltagarna?

Klicka på de tre prickarna i Teams menyfält och välj:

  • Galleri för att se 3 x 3 kamerabilder (standard).
  • Stort galleri för att se 7 x 7 kamerabilder (tillgängligt när det är 10 eller fler personer i mötet).
  • Läget tillsammans för att placera deltagarna i en virtuell miljö, exempelvis en aula eller ett café. Det är ett bra sätt att fokusera på personerna man pratar med och få en känsla att man sitter tillsammans och inte i enskilda boxar med olika bakgrunder.

Begär ordet

  1. Klicka på handen för att begära ordet. Den som räcker upp handen får en gul ram runt sin video en kort stund. Siffran bredvid deltagarikonen visar hur många som har räckt upp handen.
  2. Klicka på deltagarikonen för att få fram listan på alla som deltar i mötet. Listan sorteras i den ordning som deltagarna räcker upp handen så man hela tiden får en korrekt talarlista.
  3. Klicka på handen en gång till för att ta ned handen.

Chatta

Vill du skriva ett meddelande till de övriga deltagarna i mötet använder du chatten.

  1. Klicka på pratbubblan för att öppna chatten.
  2. Skriv ditt meddelande i textrutan.
  3. Under textrutan rutan finns ett antal symboler för att ändra formatering, prioritera hur viktigt ditt meddelande är, bifoga en fil, en emoji eller en gif.
  4. Klicka på pilen för att skicka iväg meddelandet. 

Det går inte att skicka meddelande till enskilda deltagare. Allt du skriver kan läsas av alla.  

Dela skärm

  1. Klicka på delaikonen för att dela i Teams menyfält:
  2. Välj sedan: 
    • Skrivbord – dom du vill dela ut hela din skärm. Har du två skärmar får du upp Screen #1 och Screen #2. Klicka på den skärm du vill dela.
    • Fönster – Du ser alla fönster och program du har öppna på din dator. Vill du inte dela hela skrivbordet klicka på det fönster/program som du vill visa.
    • PowerPoint – Du ser de senaste PowerPoint-filer du har haft öppna från OneDrive eller SharePoint. Du kan också klicka på Bläddra för att öppna andra PowerPoint-filer.
    • Whiteboard – För att skapa en digal whiteboard där alla i mötet kan samarbeta med Post-it lappar, rita medmera som på ett fysiskt whiteboard..
    • Inkludera systemljud – Bocka i rutan om du vill visa en film med ljud, exempelvis om du vill visa en film på Youtube. Annars kommer de övriga deltagarna inte att kunna höra ljudet i filmen.
  3. När du presenterar visas en röd ram runt det som du delar.
  4. Tryck på Ge kontroll och välj en annan deltagare i listan om du vill att någon ska ta över det du presenterar och kunna styra musen och tangentbordet 
  5. Tryck på den överkorsade iconen om du vill slå på/av ljudet för det du delar.
  6. Tryck på Sluta presentera när du vill sluta dela

Använd grupprum (Breakout rooms)

Är man många deltagare i ett Teamsmöte kan det ibland vara bra att dela in deltagarna i mindre grupper för enskilda diskussioner. I Teams finns funktionen grupprum som gör just detta.

Det finns för närvarande finns några begränsningar i Teams som kommer ändras i kommande versioner: 

  • Det är endast den som har bjudit in till mötet som kan skapa, öppna/stänga samt hoppa mellan grupprum.
  • Det är endast möjligt att skapa grupprum från Teamsappen som körs på en PC eller en Mac. Deltagarna kan dock delta från valfri enhet med samma funktioner.

Skapa grupprum

  1. Klicka på grupprumsikonen för att komma åt grupprumsfunktionerna.
  2. Välj hur många grupprum du vill skapa.
  3. Välj om indelningen ska vara Automatiskt (slumpmässig) eller Manuellt (välj vilka personer som ska delas in i vilka rum.
  4. Klicka på Skapa rummet.
  5. Om du valde Automatiskt tilldelas deltagarna ett slumpmässigt grupprum när grupprummen öppnas.
  6. Om du valde Manuellt följ stegen nedan:
  7. Klicka på Tilldela deltagare.
  8. Välj de personer som ska delas in i ett specifikt grupprum genom att markera rutorna bredvid deras namn.
  9. Klicka på Tilldela och välj sedan från listan vilket grupprum som deltagarna ska delta i.
  10. Upprepa stegen ovan tills alla deltagare har tilldelats ett rum.

Byt namn på grupprum

  1. För att byta namn på ett grupprum så ska du klicka på de tre punkterna efter grupprummet
  2. Klicka på Byt namn på rum
  3. Skriv in det nya namnet på rummet
  4. Klicka på Byt namn på rum

Lägg till fler grupprum

  1. För att lägga till ytterligare rum klicka på Lägg till rum.
  2. Ett nytt rum skapas automatiskt.
  3. För att byta namn på grupprummet, se instruktionen Byt namn på grupprum här ovanför.

Flytta deltagare till annat grupprum

  • Klicka på grupprummet där deltagaren som du vill flytta befinner sig.
  • I listan över deltagarna i grupprummet så markerar du den eller de personer som ska flytta.
  • Klicka på Tilldela och välj i listan det grupprum som de ska flytta till.

Observera att det för närvarande endast är möjligt att flytta deltagare mellan grupprum så länge grupprummen är stängda.

Öppna grupprum

Deltagarna flyttas som standard till sina tilldelade grupprum när du öppnar grupprummet.

  1. Om du vill öppna alla grupprum samtidigt klickar du på Starta rummet.
  2. Om du vill öppna ett specifikt rum håller du musen över STÄNGD bredvid det grupprum som du vill öppna och klickar på de tre prickarna. 
  3. I menyn väljer du sedan Öppna rum.
  4. Du kan öppna och stänga grupprummen flera gånger under ett möte.

Skicka meddelande till alla grupprum

För att skicka ett meddelande till alla grupprum, till exempel att tiden snart är slut eller nya diskussionsfrågor.

  1. Klicka på de tre prickarna. Klicka på Gör ett tillkännagivande i menyn.
  2. Skriv in ditt meddelande
  3. Klicka på Skicka. Deltagarna får nu ditt meddelande i grupprummets chatt.

Anslut till ett grupprum

  1. Om du själv vill delta i något av grupprummen så ska du hålla musen över ÖPPNA bredvid det grupprum som du vill delta i.
  2. Klicka på de tre prickarna som kommer fram. I menyn väljer du Anslut till rum.
  3. När du är inne i grupprummet och vill gå tillbaka till huvudmötet så klickar du på Retur.

Stänga grupprum

När du stänger grupprummen så kommer deltagarna tillbaka till huvudmötet.

  1. Om du vill stänga alla grupprum klickar du på Stäng rummet.
  2. Om du vill stänga ett specifikt rum håller du musen över ÖPPNA bredvid det grupprum du vill stänga och klickar på de tre prickarna.
  3. I menyn väljer du Stäng rum.

Du kan öppna och stänga grupprummen flera gånger under ett möte.

Återskapa grupprum från grunden

Vill du ta bort alla befintliga grupprum och börja om från början med nya grupprum kan du återskapa grupprum från grunden. Alla befintliga grupprum måste vara stängda. Är de inte stängda, se instruktionen Stänga grupprum här ovanför.

  1. Klicka på de tre prickarna och därefter på Återskapa rum.
  2. En varningsruta kommer upp där det står att alla befintliga rum tas bort.
  3. Klicka på Återskapa om du är säker på att du vill ta bort alla grupprum och börja om från början.

Vanliga frågor och svar

Kan jag delta i ett Teamsmöte via en vanlig telefon, det vill säga bara ringa in och lyssna och prata?

Tyvärr är det idag inte möjligt att ringa in till ett Teamsmöte när inbjudan kommer från förtroendevalda i krets och region. Det fungerar för närvarande endast om inbjudan kommer från en person inom tjästemannaorganisationen.   

Kan jag ändra mitt visningsnamn?

Nej, du kan inte ändra ditt visningsnamn i efterhand.

Har du anslutit till Teamsmötet som gäst visas det namn som du själv valde. Har du anslutit med ett Microsoftkonto eller företagskonto så visas det namn som är kopplat till det konto som du har loggat in med.